מערכת לניהול אירועים היא CRM שבנוי סביב האירוע: מהפנייה הראשונה, דרך הצעת המחיר והחוזה, ועד ניהול הספקים, המוזמנים והתשלומים. למפיקים ולמארגני אירועים היא מחליפה את השילוב של וואטסאפ, אקסל ויומן. מערכת טובה מסננת פניות לפי תאריך, סוג אירוע, מספר אורחים ותקציב, מפיקה הצעות מחיר מתבניות, מזכירה מקדמות ותשלומים, ומראה בסוף כמה כל אירוע הרוויח בפועל.
במדריך הזה נעבור על מה שמערכת כזאת צריכה לכלול, איך מחברים אותה לשיווק ולמענה לפניות, ומה לבדוק לפני שבוחרים.
למה מפיקי אירועים צריכים מערכת?
- פניות בכל הערוצים: טלפון, וואטסאפ, אינסטגרם וטופס באתר, בלי מקום אחד שמרכז אותן.
- תאריך הוא מלאי: אותו תאריך לא נמכר פעמיים, ופנייה לתאריך תפוס לא צריכה לקחת שעה של שיחה.
- הצעות מחיר שנכתבות מאפס: כל הצעה לוקחת זמן, ובינתיים הלקוח בודק מתחרים.
- הרבה ספקים ומועדים: צלם, מוזיקה, קייטרינג, עיצוב, וכל אחד עם לוח זמנים ותשלום.
- רווח לא ידוע: בלי דוח לכל אירוע, קשה לדעת אילו סוגי אירועים באמת משתלמים.
מה מערכת לניהול אירועים צריכה לכלול?
| שלב | מה המערכת עושה |
|---|---|
| פנייה | קולטת פניות מכל הערוצים, ושואלת תאריך, סוג אירוע, מספר אורחים ותקציב |
| זמינות | בודקת מול היומן אם התאריך פנוי |
| הצעת מחיר | מפיקה הצעה מתבנית לפי סוג האירוע והחבילה |
| סגירה | חוזה, מקדמה ותזכורות תשלום |
| תכנון | משימות, ספקים ולוחות זמנים לכל אירוע |
| מוזמנים | רשימות, אישורי הגעה ושיבוץ, כשזה חלק מהשירות |
| אחרי האירוע | תשלום אחרון, בקשה לביקורת ודוח רווח |
סינון פניות: לא לבזבז שיחה על תאריך תפוס
הרבה פניות לאירועים לא מתאימות: תאריך תפוס, סוג אירוע שלא עושים, או תקציב שלא מתאים לחבילות. רצף קצר של שאלות, למשל בוואטסאפ, אוסף את הפרטים האלה כבר בפנייה הראשונה, ומעביר לשיחה רק את מי שמתאים. על בניית רצף כזה כתבנו במדריך סינון לידים לעסקים, ועל המענה הראשון במדריך מענה אוטומטי בוואטסאפ עסקי.
הצעות מחיר ומקדמות
כשהחבילות והתוספות מוגדרות במערכת, הצעת מחיר נבנית בכמה דקות במקום בשעה, ונשלחת כשהלקוח עוד חם. אחרי האישור המערכת שולחת חוזה, ומזכירה ללקוח את המקדמה ואת התשלומים הבאים לפי לוח הזמנים. כך הצוות לא צריך לרדוף אחרי תשלומים.
ניהול מוזמנים ואישורי הגעה
באירועי חברה ובאירועים פרטיים גדולים, ניהול המוזמנים הוא פרויקט בפני עצמו: רשימות, הזמנות, אישורי הגעה, תזכורות וסידורי ישיבה. חלק מהמפיקים מנהלים את זה בעצמם, וחלק עובדים עם ספק ייעודי. כשזה חלק מהשירות שלכם, כדאי שהמערכת תכלול:
- ייבוא רשימות מוזמנים מאקסל.
- שליחת הזמנות ותזכורות, ואיסוף אישורי הגעה.
- ספירה עדכנית של מגיעים, שמועברת לקייטרינג ולמקום.
שליחת הודעות בהיקף, בוואטסאפ או ב-SMS, דורשת ספק שליחה מתאים. הודעות שיווקיות דורשות גם הסכמה מראש, לפי סעיף 30א לחוק התקשורת.
דוח רווח לכל אירוע
הדוח הזה משנה החלטות. כשרואים לכל אירוע את ההכנסות, את העלויות לספקים ואת שעות העבודה, מגלים אילו סוגי אירועים, חבילות ותקופות בשנה באמת רווחיים, ואיפה כדאי להשקיע בפרסום.
מערכת מוכנה או בהתאמה אישית?
מערכות מוכנות לניהול אירועים מתאימות כשהתהליך שלכם סטנדרטי. מערכת בהתאמה אישית מתאימה כשיש לכם חבילות ותמחור מורכבים, כמה סוגי אירועים עם תהליכים שונים, או צורך לחבר ספקים, יומנים ומערכות תשלום קיימות. על השלבים והזמנים של הקמת מערכת כתבנו במדריך פיתוח מערכת CRM.
מה לבדוק לפני שבוחרים
- האם המערכת בודקת זמינות תאריכים אוטומטית.
- האם הצעות המחיר נבנות מתבניות ומהחבילות שלכם.
- האם יש תזכורות תשלום ומקדמה.
- האם היא מתחברת לוואטסאפ, לטופס באתר וליומן.
- האם אפשר לראות רווח לכל אירוע.
- מי מחזיק את הנתונים, ואיך מייצאים אותם.
ביקורות: השלב שאחרי האירוע
אחרי אירוע מוצלח, ביקורת בגוגל היא אחד הנכסים החשובים למפיק. אפשר לשלוח לכל לקוח בקשה אוטומטית עם קישור ישיר, אבל לפי מדיניות גוגל שולחים את אותה בקשה לכולם, בלי לבחור רק את המרוצים ובלי הטבה תמורתה. פירטנו במדריך איך מקבלים יותר ביקורות בגוגל.
יום האירוע: מה המערכת צריכה לתת לצוות בשטח
ביום האירוע אף אחד לא פותח מחשב. מה שהצוות צריך זה מידע זמין בטלפון:
- לוח זמנים מפורט: מתי מגיע כל ספק, מתי מתחילה כל פעולה, ומי אחראי.
- אנשי קשר: טלפון של כל ספק ושל איש הקשר מטעם הלקוח, בלחיצה.
- רשימות: ציוד, סידורי ישיבה ומספר מגיעים מעודכן.
- הערות מיוחדות: העדפות של הלקוח, דרישות תזונה, נגישות.
כשהמידע הזה מגיע מהמערכת, ולא מקבוצת וואטסאפ עם מאות הודעות, הוא מעודכן לכולם בבת אחת.
איך המערכת עוזרת לשיווק
מערכת לניהול אירועים היא גם מקור הנתונים הטוב ביותר לשיווק. ממנה אפשר לדעת:
- מאיזה ערוץ הגיעו הפניות שסגרו בפועל, ולא רק כמה פניות הגיעו.
- אילו סוגי אירועים וחבילות הכי רווחיים, כדי למקד בהם את הפרסום.
- באילו חודשים יש תאריכים פנויים, כדי לפרסם מראש לתקופות חלשות.
- מי הלקוחות שכדאי לחזור אליהם, למשל חברה שעשתה אירוע לפני שנה, למי שהסכים לקבל הודעות.
כך התקציב הולך לפניות שהופכות לאירועים רווחיים, ולא לקליקים שממלאים את הטלפון בשאלות על תאריכים תפוסים.
אירועים עסקיים מול אירועים פרטיים
מפיקים רבים עובדים עם שני סוגי לקוחות, ולכל אחד תהליך אחר:
- אירועים פרטיים: חתונות, בר ובת מצווה וימי הולדת. הלקוח מחליט לבד או עם המשפחה, התאריך הוא הכול, ותהליך המכירה רגשי. המערכת צריכה לבדוק זמינות מהר ולתת הצעה ברורה.
- אירועי חברה: כנסים, ימי גיבוש ומסיבות. יש כמה מחליטים, תהליך אישור, הזמנת רכש וחשבונית מסודרת. המערכת צריכה לנהל אנשי קשר בחברה, שלבי אישור ומסמכים.
מערכת אחת יכולה לנהל את שניהם, אם בונים בה שני מסלולים עם שלבים, תבניות הצעה ודוחות נפרדים. כך גם רואים בסוף השנה איזה סוג אירועים מביא יותר רווח, ולאן כדאי לכוון את השיווק.
עוד יתרון שמתגלה מהר הוא שקט נפשי בעונות העמוסות. כשכל אירוע, ספק ותשלום נמצאים במערכת אחת, לא צריך לזכור הכול בראש ולא לחפש בקבוצות וואטסאפ. כל אחד בצוות רואה מה מוטל עליו השבוע, ומה עוד חסר לפני כל אירוע, ואפשר לקבל יותר אירועים בלי שהאיכות תיפגע.
בשורה התחתונה
מערכת לניהול אירועים צריכה לעבוד בשביל המפיק בכל שלב: לסנן פניות לפני שיחה, לבנות הצעת מחיר בדקות, לרדוף אחרי מקדמות במקומכם, לתת לצוות בשטח את כל המידע בטלפון, ולהראות בסוף כמה כל אירוע הרוויח. כשכל המידע במקום אחד, גם השיווק נהיה מדויק יותר, כי רואים אילו פניות הופכות לאירועים רווחיים.
איך אנחנו עובדים עם מפיקי אירועים
ב-R.A.S Group אנחנו בונים למפיקים ולמארגני אירועים מערכות שמסננות פניות לפי תאריך, סוג אירוע, מספר אורחים ותקציב, מפיקות הצעות מחיר מתבניות, מזכירות מקדמות ומציגות דוח רווח לכל אירוע. לצד המערכת אנחנו מטפלים גם באתר, בפרסום ובמענה לפניות.
לפרטים על הפתרונות שלנו למפיקי ומארגני אירועים ועל פיתוח מערכות בהתאמה אישית, השאירו פרטים. נחזור אליכם תוך יום עסקים אחד.